Kommunikations-Agentur oder Freelancer? Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

Wer Unterstützung für seine Unternehmenskommunikation sucht, hat die Qual der Wahl. Soll es eine PR-Agentur sein oder genügt ein Freelancer? Eines vorab: Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Doch wann ist welche Lösung sinnvoll? Ich muss ehrlicherweise gestehen, dass ich selbst viele Jahre Vorurteile gegenüber Freelancern hatte. Seit 2015 bin ich nun selbst freiberufliche Texterin und PR-Beraterin und habe festgestellt, dass eine erfahrenen Freelancerin sehr oft die sinnvollere Variante ist. Was besser zu Ihnen passt, hängt allerdings immer von Ihrem Bedarf ab.

Agentur oder Freelancer? Ein ganzes Team oder eine Allrounderin?

Eine PR-Agentur hat einen entscheidenden Vorteil: Sie kann die unterschiedlichsten Kompetenzen wie Strategie, Text, Grafik oder Video unter einem Dach vereinen und ist meistens hervorragend vernetzt. Wer ein großes Kommunikationsprojekt stemmen muss, bei dem mehrere Disziplinen ineinandergreifen ist mit einer Agentur häufig gut beraten, muss aber auch entsprechend Budget dafür freimachen.

Nicht jede Organisation oder Firma braucht gleich einen ganzen Apparat an Spezialisten. Und bei bestimmten Projekten wie einer neuen Webseite arbeite auch ich u. a. mit Designern und technischen Dienstleistern zusammen und koordiniere – ähnlich wie eine Agentur – komplette Projekte vom ersten Briefing bis zur Korrekturschleife.

Ich habe Kunden, die benötigen Unterstützung bei ihrer Kommunikationsstrategie und Redaktionsplanung, andere bei Fachartikeln, Kundenstorys und Portraits. Der nächste möchte seine komplette Webseite überarbeiten. Wieder andere suchen jemanden, der sich in komplexe Themen einarbeitet und diese verständlich für LinkedIn samt Grafik aufbereitet und den fertigen Artikel in WordPress einpflegt. Für solche Aufgaben kann ein Kommunikations-Freelancer genau die richtige Wahl sein. Vorausgesetzt, er bringt das nötige Wissen mit und arbeitet weitestgehend selbstständig.

Übrigens: Die meisten freiberuflichen Kolleginnen und Kollegen sind Allrounder, die ihre eigene Selbstständigkeit wuppen. Sie haben eine breite Expertise, denken mit und bringen eigene Ideen ein.

Text- und PR-Freelancer projektbasiert einsetzen

Die wenigsten Freelancerinnen und Freelancer, die ich kenne, arbeiten heute noch als feste Honorarkräfte, schon allein, um den Verdacht der Scheinselbstständigkeit im Keim zu ersticken. Ich habe Kunden, mit denen pflege ich seit Jahren eine On-Off-Beziehung. Die Arbeit konzentriert sich auf definierte Projekte. Ist dies abgeschossen, kümmere ich mich um das nächste. Das kann in einem Jahr sein oder in zwei Monaten. Da ich grundsätzlich die Bedürfnisse, Anforderungen und Wünsche kenne, können wir auch nach einer längeren Pause die Zusammenarbeit unkompliziert fortsetzen. Wie alte Freunde, die auch immer genau dort nahtlos anknüpfen, wo sie beim letzten Mal aufgehört haben.

Wann die beste Lösung? Gerade für Unternehmen, deren Kommunikationsbedarf schwankt, ist eine projektbasierte Zusammenarbeit ein großer Vorteil. Sie können gezielt Unterstützung einkaufen, ohne sich langfristig an umfangreiche Leistungspakete zu binden. Natürlich arbeiten auch Agenturen überwiegend projektbezogen. Und selbstverständlich sind Freelancer nicht jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Doch gerade bei wiederkehrenden, klar umrissenen Aufgaben kann eine eingespielte Zusammenarbeit mit einem Freelancer ausgesprochen komfortabel sein: Die Abstimmungswege sind kurz und der Berater ist zu jederzeit ihr fester Ansprechpartner. Wenn ich einen Kunden seit Jahren kenne, brauche ich oft keine langen Einführungen mehr. Ich weiß um die Themen, die Tonalität und die Anforderungen. Das spart Zeit und damit auch Geld.

Nichts ist teurer, als ein Projekt, das stockt

Der Stundensatz vieler freiberuflichen Texter liegen meist zwischen 50 bis 110 Euro netto. Das klingt erstmal satt, ist aber darin begründet, dass auch Freelancer Betriebskosten, Versicherungen und Steuern von ihren Einnahmen bezahlen müssen. Problematisch wird es erst für Auftraggeber, sobald nicht ganz klar ist, welche Leistungen im Preis enthalten sind und wie sich die Stunden zusammensetzen. Kein Wunder also, dass sich Organisationen ihre Entscheidung einmal mehr durch den Kopf gehen lassen.

Für mehr Preistransparenz bin ich mittlerweile dazu übergegangen mit Pauschalangeboten zu arbeiten. Dadurch wissen meine Kunden exakt, welche Leistungen sie von mir bekommen. Weil ich nicht auch noch Büroinfrastruktur, Mitarbeitende und Verwaltung mitfinanzieren muss, liegen diese meist unter denen von Agenturen. Und seien wir ehrlich: Am teuersten ist meines Erachtens, wenn ein Projekt stockt, weil die Stabstelle Kommunikation noch nicht besetzt ist. Hier kann eine Interims-Kommunikationsmanagerin eine effiziente und kostengünstige Alternative sein.

Freelancer arbeiten effizient und nur dann, wenn es der Bedarf erfordert

Ich muss keine acht bis zehn Stunden pro Tag füllen, weil es mein Angestelltenverhältnis so will. Ich bin flexibel in meiner Tagesplanung und kann meine produktiven Stunden für meine Kunden nutzen. Davon profitieren vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Budgets sehr genau kalkulieren müssen. Spaziergänge, auf denen ich Ideen wälze und nächtliche Einfälle, die mir den Slogan auf den Silbertablett servieren, berechne ich natürlich nicht.

Für langjährige Kunden laufe ich wie eine Mitarbeiterin „on remote“ los und muss nicht mehr großartig in die Thematik eingeführt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass Freelancer grundsätzlich effizienter arbeiten als Agenturen. Auch dort gibt es hervorragend organisierte Teams und in allen Bereichen gibt es schwarze Schafe. Entscheidend ist vielmehr, wie viel Eigenständigkeit, Erfahrung und Loyalität der jeweilige Ansprechpartner tatsächlich mitbringt.

Was passiert im Krankheitsfall? Als Freelancerin habe ich mir ein gutes Netzwerk mit kompetenten Kolleginnen und Kollegen aufgebaut, die ich mit gutem Gewissen weiterempfehlen kann. Trotzdem kann ich Krankheitsausfälle nicht inhouse kompensieren. Ein Punkt, der eindeutig an eine Agentur geht.

Schöpfen Sie aus einem Füllhorn an Erfahrung

Ich habe mehr als zehn Jahre in einem Unternehmen gearbeitet, das sehr dynamisch gewachsen ist und schließlich an einen internationalen Konzern angeschlossen wurde. Das waren prägende Jahre, in denen ich viel Kompetenz erwerben konnte. Allerdings war auch schnell klar: Je größer das Unternehmen wird, desto enger wird sich mein Aufgabengebiet gestalten. Mein Fokus lag fortan nur noch auf einem kleinen Teilbereich der Kommunikation. Ich geriet in einen Tunnel und verlor den Blick auf andere Bereiche. Dies änderte sich als Freiberuflerin.

Wie viele meiner Kolleginnen und Kollegen habe ich gelernt, wie ich WordPress-Seiten pflege, meinen LinkedIn-Account aufbaue oder SEO-Texte schreibe. Ich schnappe auf, bilde mich weiter und setze um – für meine Kunden und mein eigenes Business. Durch die wechselnden Aufgaben und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Unternehmen haben sich die meisten Freelancer einen großen Wissens- und Erfahrungsschatz angeeignet. Davon profitieren auch meine Auftraggeber. Denn ich bringe nicht nur mein Wissen über Texte und Kommunikation mit, sondern auch Erfahrungen aus anderen Unternehmen, Branchen und Projekten.

Auch Agenturen können mit diesem Blick von außen punkten. Schließlich betreuen sie ebenfalls unterschiedliche Kunden. Entscheidend ist jedoch, ob diese Erfahrung tatsächlich bei demjenigen vorhanden ist, der Ihr Projekt bearbeitet. Und damit kommen wir schon zu einem weiteren wichtigen Punkt.

Wer arbeitet am Ende tatsächlich an Ihrem Projekt?

Man kennt es aus dem Agenturgeschäft, vor allem wenn niedrige Budgets im Spiel sind: Im Pitch sind erstklassige PR-Berater und sprachgewandte Vertriebler am Start. Bei der täglichen Zusammenarbeit hat man es dann mit wechselnden Mitarbeitern oder den Praktikantin zu tun, die man immer wieder aufs Neue einweisen muss. Das ist mühsam und frisst Ressourcen. Es lohnt sich also, genau hinzuschauen: Wer übernimmt am Ende tatsächlich die Arbeit?

Wer sich für einen erfahrenen Solo-Freelancer entscheidet, bekommt im besten Fall Seniorqualität aus erster Hand. Dann gibt es keinen Wechsel zwischen Beratung und Umsetzung. Der Freelancer führt die Gespräche, arbeitet sich in die Themen ein und übernimmt die Kommunikation. Und mit jedem gemeinsamen Projekt wächst das Wissen über das Unternehmen.

Freelancer vermitteln Expertise aus erster Hand

Inzwischen blicke ich auf viele Jahre in der Unternehmenskommunikation zurück. Erst als Angestellte, später als selbstständige Texterin und PR-Beraterin. Ich kenne also beide Seiten des Schreibtischs. Ich weiß, wie Unternehmen und Verbände ticken, wie Entscheidungsprozesse ablaufen und wie viel Abstimmung manchmal notwendig ist, bis ein Text veröffentlicht werden kann.

Und ich weiß, dass ein guter Text weit mehr braucht als ein paar wohlklingende Formulierungen. Man muss das Unternehmen verstehen, die Zielgruppe kennen und die richtigen Fragen stellen. Manchmal muss man auch nachhaken, hinterfragen oder einen anderen Weg vorschlagen. Genau hier macht Erfahrung für mich den Unterschied.

Wer sich für einen erfahrenen Freelancer entscheidet, kauft nicht nur Arbeitszeit ein, sondern auch das Wissen und die Kompetenz, die sich über viele Jahre angesammelt haben.

Tipp: Füttern Sie Ihren Freelancer mit gutem Stoff: Freelancer sind es gewohnt, sich schnell in komplexe Themen einzuarbeiten und sich selbstständig zurechtzufinden. Dennoch muss die Zusammenarbeit wachsen. In der Anfangszeit ist es vor allem wichtig, sie mit guten Inhalten zu versorgen. Je mehr wir wissen, desto besser können wir unsere Erfahrungen und unser Wissen einbringen und unsere Aufträge zielgerichtet umsetzen. Das gilt übrigens genauso für Agenturen. Gerade zu Beginn mehr Zeit zu investieren, zahlt sich hinterher aus. Wer seinen externen Dienstleister an wichtigen Informationen teilhaben lässt, bekommt im besten Fall nicht nur gute Ergebnisse, sondern einen Partner, der mitdenkt und sich mit dem Unternehmen verbunden fühlt.

Freelancer oder Agentur − eine Entscheidungshilfe

Sie benötigen eine umfangreiche Kampagne mit verschiedenen Disziplinen, möchten von einem großen Netzwerk profitieren und sind bereit, ein größeres Budget zu investieren? → Agentur

Sie suchen Unterstützung in Teilbereichen der Kommunikation oder möchten einen ganzheitlichen Kommunikationsplan aufstellen und legen Wert auf persönliche Betreuung und kurze Abstimmungswege? → Freelancer

Sie brauchen mehrere Spezialisten, die parallel arbeiten, damit ein Projekt schnell zum Ziel kommt oder einen Sparringspartner mit Blick von außen? → Beides sinnvoll. Entscheidend ist die Person, mit der Sie zusammenarbeiten.

Am Ende kommt es nicht nur auf die Größe des Dienstleisters an, sondern darauf, welche Aufgaben Sie vergeben möchten, wie viel Unterstützung Sie benötigen und wie die Zusammenarbeit gestaltet sein soll.

Sie überlegen, ob eine PR-Agentur oder ein Freelancer die richtige Wahl für Ihr nächstes Projekt ist?

Dann lassen Sie uns darüber sprechen. Seit 2015 unterstütze ich Unternehmen als freiberufliche Texterin und PR-Beraterin – mit Erfahrung und frischen Ideen. Ich freue mich auf Ihre Anfrage per E-Mail an kontakt[@]premm-pr.de oder mobil: 0178 – 40 77 695.