Selfmade PR: Der intelligente Presseverteiler

Vier Tipps, wie Sie einen Presseverteiler erstellen

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich einige Tipps für das Verfassen von Pressemitteilungen zusammengestellt. Aber wie kann man ein fertiges Schriftstück zielgerichtet an die richtige Frau oder den richtigen Mann bringen? Am besten über einen individuellen Presseverteiler.

1. Von der Gießkanne und anderen Möglichkeiten

Beim Gießkannenprinzip streut man die Pressemitteilung gleichmäßig über die gesamte Zielgruppe, ohne vorab das eigentliche Interesse abgeklopft oder das Themenspektrum des Mediums geprüft zu haben. Dies ist eine beliebte Möglichkeit, die auch große Anbieter von Adressenpools erkannt haben und tausende Kontaktdaten für einen satten Betrag verkaufen. Unternehmen erreichen damit mehrere tausend Empfänger auf einen Schlag. Der Nachteil: Oftmals landet die Pressemitteilung nicht beim richtigen Ansprechpartner – meist nicht mal beim richtigen Medium. Das Fazit: Eine spannende Information läuft ins Leere. Viel effizienter ist es, sich einen eigenen kleinen aber feinen Presseverteiler aufzubauen. Das kostet Mühe und Fleiß, aber lohnt sich. Eine große Pressedatenbank von Zimpel & Co kann dabei helfen, die passenden Personen zu identifizieren.

2. Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit lebt von einem guten Presseverteiler

Versenden Sie niemals in Blaue. Um einen Presseverteiler zu erstellen, müssen Sie eine Kommunikationsstrategie festlegen, sich im Vorfeld im Klaren sein, welche Themen Sie bedienen möchten. Eine Dienstleistung oder ein Unternehmen kann oftmals von unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Es gibt z. B. Themen, die den Endverbraucher betreffen und vor allem Publikumsmedien ansprechen oder Themen, die sich auf die Fachpresse beziehen. Überlegen Sie genau, welche Medien für Ihr PR-Thema infrage kommen. Dies können sein: Magazine und Zeitschriften, Tageszeitungen, Radiosender, Nachrichtenagenturen, freie Journalisten, Blogger und lokale Anzeigenblätter oder Zeitschriften anderer Unternehmen.

3. Wie komme ich an die richtigen Kontaktdaten?

Vor einigen Jahren war es ein Leichtes die Kontaktdaten zu erfassen: Einfach die URL aufrufen und im Impressum danach suchen. Gerade bei den Leitmedien wurde das in den letzten Jahren deutlich erschwert. Kontaktdaten sind in den seltensten Fällen direkt online zu finden. Viel zu oft wurden Journalisten durch ungebetene Anrufe von einem PR-Mitarbeiter gestört. So manch ein Reiseredakteur wurde im Zuge der Telefonakquise mit der Frage konfrontiert, ob er sich denn für Reisethemen interessiere. Nun ist es etwas schwieriger geworden. Man muss sich schon von der Telefonzentrale über das Sekretariat zum Redakteur durcharbeiten. Bei der Sekretärin angekommen, gibt es manchmal trotzdem keine Durchwahl. Je hochwertiger das Medium, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass man abgewimmelt oder direkt zum Redakteur durchgestellt wird. Daher mein Tipp: Niemals unvorbereitet in einer Redaktion anrufen. Am besten erarbeitet man zuerst eine Themen-Idee, bevor man einen Anruf-Versuch startet. Unvorbereitet kann das Durchstellmanöver zu einem sehr peinlichen Moment führen und im schlimmsten Fall wird Sie ein Journalist nie wieder ernst nehmen.

4. Ein erfolgsversprechender Aufbau des Presseverteilers

Es ist sinnvoll, sich einen General-Verteiler anzulegen und erst einmal alle Adressen zu allen Themen in einer Excel-Liste zu erfassen. Der Presseverteiler sollte so angelegt sein, dass es möglich ist, je nach Aussendung die richtigen Ansprechpartner herauszufiltern. Zu den Basis-Informationen gehören:

• Verlag
• Medium
• Art des Medium (Magazin, Fachzeitschrift, Tageszeitung etc.)
• Zielgruppe / Leserschaft
• Regionalität
• Erscheinungsweise
• Adresse des Mediums
• Allgemeine Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Anrede
• Name und Vorname des Redakteurs
• E-Mail-Adresse des Redakteurs
• Durchwahl des Redakteurs
• Ressort des Redakteurs
• Themenschwerpunkt der Redaktion nach Stichworten

Zudem lohnt es sich ein Wissensarchiv zum Redakteur anzulegen: Welche Artikel hat er bisher zum Thema geschrieben? Wann hat er schon mal Kontakt aufgenommen und zu welchem Thema? Wann ist er gut erreichbar? Diese wichtigen Notizen helfen für den Aufbau eines langanhaltenden Kontakts.

4. Ein notwendiges Übel – die Verteilerpflege

Nach jeder Aussendung gibt es Reaktionen, die nicht immer mit einer Presseanfrage verbunden sind. Journalisten melden sich vom Presseverteiler ab oder weisen darauf hin, dass der Ansprechpartner gewechselt hat. Diese wichtigen Informationen müssen umgehend eingepflegt werden, damit der Verteiler stets vor jeder Aussendung aktuell ist. Bei den ersten Aussendungen wird die Bearbeitung der Rückläufer etwas aufwändiger sein, da sich die Versandliste auf diese Weise bereinigt. Aber hier gilt es vor allem langfristig zu denken: Wer einen sauberen Presseverteiler hat, kann zukünftig effizient Pressemitteilungen versenden.

Ein kleiner Exkurs – Wann ist der richtige Versandzeitpunkt?

Bei diesem Thema zanken sich die PR-Experten: Die einen meinen, dass es eigentlich keine Rolle spielt, die anderen sind der Überzeugung, dass der Zeitpunkt den Erfolg mitentscheidet. Im Idealfall schlägt die Pressemitteilung gleich morgens in der Redaktion auf, bevor der Redakteur in die Konferenz geht – gegen 09.30 Uhr. Falls das Thema für eine Wochenendausgabe interessant ist, hilft eine Versendung zum Wochenstart. Relevanz schlägt Timing: Wenn das Thema topaktuell ist und eine breite Leserschaft brennend interessiert, wird es in jedem Fall bespielt. Unabhängig vom Zeitpunkt der Aussendung.

Kurzum: PR bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen großes Potenzial. Es kostet im Vergleich zu anderen Marketing-Maßnahmen wenig, macht aber viel Arbeit. Zum Glück müssen Sie nicht alles selbst machen.

Quelle: Foto: ©Premm-PR, Kassel